Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử 

(Hình ảnh: Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử)

(Hình ảnh: Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử)

1. Hoá đơn điện tử là ?

** Căn cứ theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

2. Có mấy loại hoá đơn điện tử ?

Có 2 loại hoá đơn điện tử được Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế cho phép lưu hành tại Việt Nam:

+ Hoá đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC

+ Hoá đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC

3. Căn cứ pháp lý để sử dụng hoá đơn điện tử ?

– Luật Giao dịch điện tử (số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005)

– Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về Hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ;

– Nghị định 26/2007/NĐ-CP về Chữ ký điện tử.

– Thông tư 32/2011/TT-BTC về Khởi tạo, phát hành và sử dụng Hóa đơn điện tử

Thông tư 39/2014/TT-BTC về Hướng dẫn Hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ

Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTCvề Hướng dẫn Hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ

4. Có bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử không?

– Căn cứ theo quyết định số 2497/2017/QĐ-BTC thì sẽ bắt buộc một số DN phải sử dụng hoá đơn điện tử (DN gặp rủi ro cao về thuế, DN tự in).

– Hiện tại cơ quan thuế vẫn khuyến khích các DN mới thành lập và đã sử dụng hết hoá đơn đặt in sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, theo lộ trình tiến đến hết 2020 toàn bộ DN trong cả nước sẽ sử dụng 100% hoá đơn điện tử giống như CKS.

5. Hoá đơn điện tử có những lợi ích gì?

– Gần như tuyệt đối không thể xảy ra tình trạng mất hoá đơn (Theo Thông tư số 176/2016/TT-BTC mất hoá đơn sẽ phạt tiền từ 4.000.000đ đến 8.000.000đ)

– Lưu trữ vào bảo quản dễ dàng (có thể lưu trữ trên nhiều phương tiện điện tử như: USB, Laptop, Ổ cứng di động, thẻ nhớ, Cloud, …)

– Giảm chi phí chuyển phát nhanh từ 10.000 đ – 30.000đ. Tăng khả năng thu hồi công nợ.

– Bảo mật thông tin hoá đơn tránh mất dữ liệu khách hàng.

– Chống hoá đơn giả, hoá đơn bất hợp pháp.

– Gửi nhanh qua email hoặc thông qua tin nhắn truy cấp trang web tra cứu hoá đơn của nhà cung cấp.

– Tự động lên báo cáo BC26/AC

– Giảm thiểu sai xót trong quá trình lập hoá đơn

– Trình bày đẹp không bị in lệch dòng như hoá đơn tự in và đặt in

6. Hoá đơn điện tử và hoá đơn điện tử có mã xác thực khác nhau ở chỗ nào?

– Hoá đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC và Hoá đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định 1209/2015/QĐ – BTC giống nhau đều “tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.”

– Điểm khác nhau ở chỗ Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

– Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

– Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

7. Doanh nghiệp nên sử dụng loại hoá đơn điện tử nào?

– Hoá đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC đã được nhiều Tổng Công Ty và Tập Đoàn lớn sử dụng nhứ: VinGroup, MIC, Bayer, ABC China Bank, Gami Group, Viettel, VNPT, EVN, Honda,… do tính chất dễ sử dụng không khó khăn, do không phải kết nối điện tử trực tiếp đến hệ thống cấp mã của Tổng Cục Thuế.

– Hoá đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC được thí điểm sử dụng từ 2015 đến nay có khoảng 300 doanh nghiệp sử dụng (bao gồm 200 doanh nghiệp thí điểm ở Hà Nội và Hồ Chính Minh ngay từ đầu) chúng ta thấy lượng doanh nghiệp dùng hoá đơn điện tử có mã xác thực tăng chậm là do tính chất bắt buộc phải kết nối với hệ thống của Tổng Cục Thuế khó khăn và phức tạp hơn. Chủ yếu áp dụng cho các doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro về thuế và trốn thuế.

8. Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử như thế nào?

– Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC bao gồm:

+ Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

+ Mẫu hoá đơn điện tử

+ Thông báo phát hành hoá đơn

Ghi chú: Theo QĐ số 2497/2017/QĐ-BTC doanh nghiệp có thể sử dụng sau khi nộp thông báo phát hành hoá đơn 1 ngày, doanh nghiệp có thể sử dụng ngay hoá đơn nếu nộp hoá đơn trực tiếp.

– Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực (còn gọi là hoá đơn có mã xác thực) theo Quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC bao gồm:

Bạn đang xem: Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

+ Thông báo đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực (còn gọi là hoá đơn có mã xác thực) gửi lên cơ quan thuế.

+ Thông báo chấp thuận sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực (còn gọi là hoá đơn có mã xác thực).

+ Mẫu hoá đơn điện tử

+ Thông báo phát hành hoá đơn

9. Doanh nghiệp mới thành lập khi muốn sử dụng hóa đơn điện tử c phải nộp mẫu 3.14 và bị kiểm tra trụ sở không?

– Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC bao gồm:

+ Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

+ Mẫu hoá đơn điện tử

+ Thông báo phát hành hoá đơn

– Doanh nghiệp không phải nộp mẫu 3.14 đến cơ quan quản lý thuế địa phương và cung không bị cơ quan thuế địa phương kiểm tra trụ sở khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

– Doanh nghiệp chỉ cần nộp thủ tục trên thông qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế sau 2 ngày sẽ được sử dụng bình thường.

10. Khi hạch toán kế toán và kẹp chứng từ sổ sách, có phải in hóa đơn điện tử để báo quản và lưu trữ không?

– Trường hợp 1: Giống như hóa đơn giấy các bạn kế toán có thể xé liên 3 của hóa đơn kẹp cùng chứng từ thì hóa đơn điện tử các bạn in bản thể hiện ra và kẹp theo từng nghiệp vụ phát sinh cho dễ kiểm tra kiểm soát.

– Trường hợp 2: Các bạn copy hóa đơn vào 1 USB (giống hóa đơn giấy để nguyên hóa đơn liên 3 tại quyền, đóng quyển các phiếu chi, thu, …riêng biệt) thì các bạn không cần phải in ra để kẹp chứng từ.

11. Chi phí của hoá đơn điện tử có lớn không?

– Chi phí của hoá đơn điện tử không lớn, theo khảo sát của các nhà cung cấp hoá đơn điện tử, chi phí phải bỏ ra của hoá đơn điện tử tiết kiệm đến gần 70% chi phí của doanh nghiệp bỏ ra so với hoá đơn giấy thông thường.

+ Chi phí về in ấn hoá đơn.

+ Chi phí chuyển phát nhanh.

+ Chi phí về nhân công xuất hoá đơn.

+ Chi phí bảo quản và lưu trữ hoá đơn.

+ Chi phí bảo mật hoá đơn.

+ Chi phí nhân công nhập liệu hoá đơn.

– Thông thường doanh nghiệp khi sử dụng hoá đơn điện tử chỉ phải trả các khoản chi phí sau:

+ Phí bản quyền phần mềm (trả 1 lần)

+ Chi phí hoá đơn (số lượng theo từng lần phát hành)

+ Chi phí tích hợp (trả 1 lần).

+ Chi phí GTGT theo nhu cầu của khách hàng.

12. Khi lập hóa đơn ngày ghi trên hóa đơn và ngày ký hóa đơn có bắt buộc phải trùng nhau không ?

– Căn cứ tiết a khoản 2 điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì ngày ghi trên hóa đơn là ngày nghi nhận chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, hoàn thành dịch vụ, …

– Căn cứ công văn số 58325/CT-TTHT của Tổng Cục Thuế thì ngày ghi trên hóa đơn phải tuân thủ tiết a khoản 2 điều 16 thông tư số 39/2014/TT-BTC

– Theo phân tích logic thì trong công văn và thông tư đều không đề cập đến ngày ký hóa đơn và quan tâm đến ngày ghi trên hóa đơn là ngày bàn giao quyền sở hữu hàng hóa, hoàn thành dịch vụ, …do đó ngày trên hóa đơn điện tử và ngày ký điện tử không bắt buộc phải trùng nhau.

13. Khi mua oto hay xe máy thì gửi hóa đơn điện tử cho Cơ quan công an như thế nào?

Khi tổ chức, cá nhân mua ô tô hoặc xe máy khi đăng ký giấy tờ xe với cơ quan công an thì tổ chức, cá nhân đề nghị nhà cung cấp in hóa đơn điện tử ở dạng chuyển đổi và phải có cum từ “ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ “ căn cứ theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn chuyển đổi chỉ được phép in từ phần mềm lập hóa đơn điện tử 1 lần duy nhất và có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy liên 2 giao cho khách hàng để cơ quan công an lưu trữ làm đăng ký.

14. Tại sao Chính phủ khuyến khích sử dụng hoá đơn điện tử?

– Chính phủ đang triển khai đề án Chính phủ điện tử, giảm thời gian thực hiện thủ tục hành chính, tăng cường thu hút đầu tư nước ngoài, khuyến khích các doanh nghiệp nhỏ khởi nghiệp.

– Bộ tài chính và Bộ công an phối hợp chống nạn hoá đơn bất hợp pháp, do hoá đơn điện tử có tính bảo mật an toàn thông tin cao, khó có khả năng làm giả.

– Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Nguồn: Nguyễn Văn Ngọc

Bài viết: Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

học kế toán thực hành

Tags từ khóa: hóa đơn điện tử 2018 – hóa đơn điện tử là gì – quy định về hóa đơn điện tử – hóa đơn điện tử có bắt buộc không – thông tư mới nhất về hóa đơn điện tử – hóa đơn điện tử vnpt – hóa đơn điện tử khi nào áp dụng – hóa đơn điện tử petrolimex

  • Related Posts

    Thêm bình luận