Bài 27 : Những vấn đề chung về tổ chức bộ máy kế toán

Bài 27 : Những vấn đề chung về tổ chức bộ máy kế toán

Bài 27 : Những vấn đề chung về tổ chức bộ máy kế toán

 Chương 9: Tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị kinh tế cơ sở.  

  Tổ chức bộ máy kế toán là một vấn đề có ý nghĩa rất lớn, nhâm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ của công tác kế toán. 

  Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các vấn đề: Xác định số  lượng nhân.viên kế toán, nhiệm vụ  của từng nhân viên kế toán, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán; quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban khác trong xí nghiệp.

Thông qua sự  vận dụng những quy  định chung về  hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu, hệ thống tài khoản kế toán và hình thức kế toán đã lựa chọn phù hợp với đặc điểm hoạt động và trình độ quản lý của đơn vị. 

  1. Nguyên tắc tổ chức và nhiệm vụ của bộ máy kế toán  

  1.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán 

  Khi tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị kinh tế cơ sở phải đảm bảo những nguyên tắc sau: 

  – Tổ chức bộ máy kế toán một cấp. Tức là mỗi đơn vị kinh tế cơ sở chỉ có một bộ máy kế toán thống nhất đứng đầu là kế toán trưởng.

BM

Trường hợp dưới đơn vị kinh tế cơ sở có các bộ phận có tổ chức kế toán thì những đơn vị này là đơn vị kế toán phụ thuộc.

   – Bảo đảm sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán, thống kê và hạch toán kinh tế của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan đến kế toán hay thông tin kinh tế. 

  – Tổ chức gọn, nhẹ, hợp lý theo hướng chuyên môn hoá, đúng năng lực.  

  – Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị.

  1.2. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán 

  Bộ máy kế toán ở đơn vị kinh tế cơ sở thường được tổ chức thành phòng kế toán (hay phòng kế toán tài vụ) có những nhiệm vụ sau: 

  – Tiến hành công tác kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành và quy định của Nhà nước. 

  – Lập các báo cáo kế toán theo quy định và kiểm tra sự chính xác của báo cáo do các phòng ban khác lập. 

  – Giúp giám  đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực thuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ phương pháp. 

  – Giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh và quyết toán với cấp trên. 

  – Giúp giám đốc phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi đơn vị

  – Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán; quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho bộ phận liên quan trong xí nghiệp và cho các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định. 

  2. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán 

  Phòng kế toán của đơn vị kinh tế cơ sở thường gồm các bộ phận (tổ, nhóm hoặc cá nhân chuyên trách) sau đây:  

  – Bộ phận kế toán lao động và tiền lương. 

  – Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định. 

  – Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. 

  – Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản. 

  – Bộ phận kế toán tổng hợp. 

  – Bộ phận kế toán thanh toán (thu, chi, công nợ…). 

  Đối với các đơn vị có tổ chức phân xưởng hoặc tương đương phân xưởng như đội, nghành sản xuất… thì phải bố trí nhân viên hạch toán phân xưởng. Các nhân viên này thuộc biên chế phòng kế toán của xí nghiệp  được phân cóng công tác chuyên trách kế toán – thống kê ở phân xưởng. 

  Tuy vậy không nhất thiết phải tổ chức  đầy  đủ các bộ phận nêu trên và có thể một bộ phận bao gồm nhiều người, hoặc cũng có thể một người phụ trách nhiều bộ phận, tuỳ theo quy mô và yêu cầu quản lý của đơn vị mà tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán cho phù hợp. 

  Nhiệm vụ của các phần hành kế toán được quy định như sau:  

  2.1. Bộ phận kế toán lao động và tiền lương 

  – Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động; tính lương, BHXH và các khoản phụ cấp, trợ cấp; phân bổ tiền lương và BHXH vào các đối tượng sử dụng lao động. SDL

  – Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán phân xưởng và các phòng ban thực hiện  đầy  đủ các chứng từ ghi chép ban  đầu về tiền lương, mở  sổ sách cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao  động tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. 

– Lập báo cáo về lao động, tiền lương.

– Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương, năng suất lao động. 

  2.2. Bộ phận kế toán tật liệu là tài sản cố định  

  – Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, nhập xuất và tồn kho vật liệu, tính giá thực tế của vật liệu thu mua và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch về cung ứng vật liệu về số lượng, chất lượng.  

  – Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, các kho và các phòng ban thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu mở sổ sách cần thiết và hạch toán vật liệu đúng chế độ phương pháp. 

– Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập, xuất vật liệu, các định mức dự trữ và định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thiếu thừa, ứ đọng, kém phẩm chất, xác định số lượng và giá trị vật liệu tiêu hao và phân bổ chính xác chi phí này cho các đối tượng sử dụng. Tham gia công lác kiểm kê, đánh giá vật liệu, lập các báo cáo về vật liệu và tiến hành phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu. 

  – Tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp số liệu về  số  lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm TSCĐ, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng tài sản cố định. 

  – Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí hoạt động.

  – Tham gia lập dự toán sửa chữa lớn TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và dự toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phản ánh tình hình thanh lý, nhượng bán TSCĐ. 

  – Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các sổ sách cần thiết và hạch toán TSCĐ, đúng chế độ phương pháp. Tham gia kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ theo quy  định của Nhà nước lập các báo cáo về TSCĐ, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của TSCĐ. 

  2.3. Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 

  – Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành sản phẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của xí nghiệp.

  – Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng yêu cầu quản lý (như theo từng giai đoạn sản xuất, từng phân xưởng, theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành, theo sản phẩm và công việc). 

  – Tham gia vào việc xây dựng chỉ tiêu hạch toán nội bộ và việc giao chỉ tiêu đó cho phân xưởng và các bộ phận có liên quan. 

  – Xác định giá vị sản phẩm dở dang, tính giá thành thực tế của sản phẩm hoàn thành, tổng hợp kết quả qua hạch toán kinh tế của các phân xưởng, tổ sản xuất, kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm. 

  – Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận có liên quan, tính toán, phân loại các chi phí nhằm phục vụ việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành được nhanh chóng, khoa học. 

  – Lập các báo cáo về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. 

  – Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng để phấn đấu hạ giá thành sản phẩm. 

  2.4. Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản

– Tổ chức ghi chép, phản ảnh tổng hợp số liệu về tình hình vay, 

cấp phát, sử dụng, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng.

– Tính toán chi phí xây dựng và mua sắm tài sản cố định. 

– Kiểm tra việc chấp hành dự toán chi phí, kế hoạch giá thành xây lắp, tiến độ và chất lượng công trình. 

– Lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản. 

– Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch và hiệu quả vốn đầu tư. 

– Tham gia nghiệm thu và thanh quyết toán các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành. 

2.5. Bộ phận kế toán tổng hợp 

  – Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về nhập, xuất tiêu thụ thành phẩm, về các loại vốn, các loại quỹ của xí nghiệp, xác định kết quả lãi lỗ, các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ xí nghiệp. 

KTTH

  – Ghi chép vào sổ tổng hợp, lập bảng cận đối kế toán và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ  của các bộ phận trên kể cả báo cáo điều tra, ước tính. Kiểm tra lại tính chính xác, trung thực của các báo cáo của xí nghiệp trước khi giám đốc ký duyệt.  

  – Tổ chức công tác thông tin trong nội bộ xí nghiệp và phân tích hoạt động kinh tế. Hướng dẫn các phòng ban phân xưởng áp dụng các chế độ ghi chép ban đầu. Giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp dụng trong doanh nghiệp như: quy định việc luân chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo, quan hệ cung cấp số liệu giữa các phòng ban. 

  – Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế – tài chính trong đơn vị. Kiến nghị các biện pháp xử lý những trường hợp vi phạm. 

  – Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của đơn vị. 

  – Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán – thống kê, thông tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận, cơ quan có liên quan. 

  2.6. Bộ phận kế toán thanh toán 

  – Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp về theo dõi tình hình thu, chi, tiền mặt, chuyển khoản, công nợ…. 

  – Tổ chức việc thanh toán khoa học về thu, chi, tiền mặt, chuyển khoản, công nợ…. bảo đảm đáp ứng kịp thời, chính xác phục vụ  tết mọi hoạt động của đơn vị. 

  – Tổ chức công tác thông tin trong nội bộ đơn vị và phân tích hoạt động kinh tế. Hướng dẫn các phòng ban phân xưởng áp dụng các chế độ thanh toán. 

  – Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế – tài chính trong đơn vị. Tập hợp và kiểm soát chứng từ trước khi thu,chi, thanh toán. 

  – Cung cấp các thông tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý. 

  2.7. Nhân viên hạch toán phân xưởng 

  Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng, nhân viên hạch toán phân xưởng có nhiệm vụ: 

  – Ghi chép, thu thập, tổng hợp số liệu về tình hình sử  dụng lao động, vật tư, thiết bị, máy móc, số  lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm trong phạm vi phân xưởng (tuỳ tình hình có thể được giao tính lương, chi phí sản xuất, giá thành của phân xưởng) để phục vụ việc chỉ đạo sản xuất của quản đốc phân xưởng, tổ trưởng sản xuất và phục vực hỉ đạo toàn diện, thống nhất, tập trung công tác kế toán thống kê của kế toán trưởng.  

  – Tham gia kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và các cuộc điều tra có liên quan.

  – Cung cấp các tài liệu thuộc phần việc của mình phụ trách cho quản đốc phân xưởng, cho phòng kế toán đơn vị và các phòng ban có liên quan. 

  – Định kỳ lập báo cáo cho quản đốc phân xưởng về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và kết quả hạch toán kinh tế nội bộ của phân xưởng. 

  Đối với công tác xây dựng cơ bản, nếu khối lượng vốn đâu tư xây dựng cơ bản không lớn, công việc không thường xuyên thì không tổ chức bộ phận kế toán xây dựng cơ bản riêng mà do bộ phận kế toán tổng hợp kiêm nhiệm. 

  Đối với công tác tài chính, nếu xí nghiệp chưa có  điều kiện tổ chức thành phòng tài chính riêng, thì tổ chức một bộ phận tài chính trong phòng kế toán do một phó phòng hoặc một cán bộ phụ trách. Bộ phận này có nhiệm vụ sau:  

  – Lập dự thảo kế hoạch tài chính đồng thời và thống nhất với kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị. 

  – Trên cơ sở kế hoạch đã được duyệt và trong phạm vi chế độ cho phép tuỳ theo tính chất của mỗi hoạt động kinh tế mà huy động nguồn thích hợp, sử  dụng vốn hợp lý và tiết kiệm, bảo  đảm cho các hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện với hiệu quả kinh tế cao.  

  – Tổ chức thanh toán kịp thời, đầy đủ, đúng chế độ chính sách các khoản phải thanh toán của đơn vị. 

  – Trích lập và sử dụng các loại quỹ đúng chế độ, đúng mục đích.

  – Thường xuyên tiến hành kiểm tra tài chính đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, định kỳ phân tích tình hình tài chính của đơn vị. 

  – Tham gia xây dựng các hợp  đồng kinh tế  với khách hàng  đặc biệt là việc quy định các điều kiện tài chính của hợp đồng. 

  3. Quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng chức năng khác 

KTCN

  3.1. Nhiệm vụ của các phòng kế toán đôi với phòng ban khác  

  – Tổ chức tổng hợp xác minh, cung cấp các số liệu thực hiện trong đơn vị theo quy định để phục vụ công tác kế hoạch hoá, công tác quản lý các phòng ban. 

  – Tham gia ý kiến với các phòng ban có liên quan trong việc lập kế hoạch về từng mặt và kế hoạch tổng hợp của đơn vị.  

  – Hướng dẫn, kiểm tra các phòng ban liên quan thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban  đầu, mở  sổ sách cần thiết về  hạch toán nghiệp vụ – kỹ thuật (phần liên quan đến công tác kế toán, thống kê và thông tin kinh tế). Theo đúng chế độ, phương pháp quy định của nhà nước. 

  – Thông qua công tác Kế toán – Thống kê và phân tích kinh tế mà giúp giám đốc kiểm tra việc thực hiện các chế độ quản lý Kinh tế – Tài chính của các phòng ban. 

  3.2. Các phòng ban khác có nhiệm vụ

  – Thu thập ghi chép tổng hợp số liệu thuộc phần việc do mình phụ trách. Lập các báo cáo thống kê được phân công và gửi cho phòng kế toán và chịu trách nhiệm về sự chính xác, trung thực của số liệu. 

– Cung cấp cho phòng kế toán các định mức tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật, các dự toán chi phí, các danh mục vật liệu, sản phẩm. Để tiến hành hạch toán và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch,  định mức, tiêu chuẩn đó. 

  – Cung cấp cho phòng kế toán các tài liệu, số bệu cần thiết cho công tác hạch toán và kiểm tra, công tác thông tin kinh tế.  

  – Thực hiện đầy đử các chế độ hạch toán có liên quan và chịu sự kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng về việc chấp hành các chế độ kinh tế tài chính.

  • Related Posts

    Thêm bình luận