Sổ kế toán và kỹ thuật ghi sổ kế toán

Sổ kế toán và kỹ thuật ghi sổ kế toán

Sổ kế toán và kỹ thuật ghi sổ kế toán

 Chương 8. Sổ kế toán; kỹ thuật ghi sổ và hình thức Kế toán

  1. Những vấn đề chung về sổ kế toán 

Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán.

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh vào các chứng từ kế toán một cách rời rạc, nó chỉ được tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế để có thể biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, khi được ghi chép một cách hệ thống, liên tục vào sổ  kế toán.

so ke toan

Tuỳ theo phương thức khác nhau đối với từng đối tượng của kế toán hay từng loại hoạt động kinh tế cụ thể mà sổ kế toán ghi chép liên tục các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một phương thức nhất định.

Các thông tin cần thiết cho quản lý của đơn vị kinh tế có thể được cung cấp nhờ chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán.

Trong đó sổ kế toán khâu trung tâm, rất quan trọng vì nó không những là công cụ đúc kết và tập trung những tài liệu cần thiết mà còn là cầu nối liên hệ giữa chứng từ và báo cáo tài chính của đơn vị.

  2. Các loại sổ kế toán 

Để thuận tiện trong việc sử dụng sổ kế toán, người ta thường phân loại theo các đặc trưng chủ yếu như: Nội dung kinh tế; hình thức cấu trúc; hình thức bên ngoài; công dụng của sổ; tính khái quát của nội dung phản ánh.
   2.1. Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ

Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ, kế toán có thể chia sổ kế toán thành các loại như sau:

– Sổ tài sản cố định.

– Sổ vật tu dụng cụ, hàng hoá; sản phẩm.

– Sổ chi phí sản xuất kinh doanh.

– Sổ bán hàng.

– Sổ thanh toán.

– Sổ vốn bằng tiền.

2.2. Căn cứ vào cấu trúc của sổ. 

Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ kế toán thành các loại: Sổ 2 bên, sổ một bên, sổ nhiều cột và sổ bàn cờ.

– Dạng sổ 2 bên:

Sổ này  được sử  dụng rộng rãi  để phản ánh các xu hướng biến động của các đối tượng kế toán và tiện cho việc đối chiếu.

Tuy nhiên sẽ không phù hợp nếu một tài khoản nào đó khi phát sinh tập trung ở một bên còn bên kia thì ít số phát sinh, trong trường hợp này sử dụng sổ một bên sẽ hợp lý hơn.

Dạng sổ 1 bên:

– Dạng sổ nhiều cột:

Sổ này được sử dụng khi cần chia mỗi bên Nợ, có của tài khoản thành một số chỉ tiêu với các cột tương ứng. Như vậy mỗi cột số sẽ ghi số phát sinh cùng loại chứa đựng nội dung kinh tế như nhau, tiện cho việc tổng hợp và phân tích số liệu.

Dạng của sổ bàn cờ:

  Sổ này  được xây dựng theo nguyên tắc: mỗi con số ghi trên sổ phản ánh đồng thời hai tiêu thức tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, hoặc khoản mục giá thành và địa điểm phát sinh, loại sổ này được sử dụng phổ biến trong kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh và thuận tiện trong việc kiểm tra số liệu kế toán.

2.3. Căn cứ vào hình thức bên ngoài: 

Căn cứ vào hình thúc bên ngoài thì sổ kế toán được chia làm 2 loại:

– Sổ đóng thành tập: Là loại sổ được đóng thành tập với số trang xác định được đánh số thứ tự trang liên tục.

– Sổ tờ rời là loại sổ bao gồm nhiều tờ rời riêng lẻ, kẹp trong các bìa cứng theo trình tự nhất định để tiện việc ghi chép, bảo quản và sử dụng.

  2.4. Căn cứ vào công dụng:

Sổ kế toán được chia làm 2 loại: sổ nhật ký và sổ phân loại.

– Sổ nhật ký: là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian như sổ nhật ký chung hay sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

–  Sổ phân loại:  là loại sổ  hệ thống các nghiệp vụ theo các  đối tượng của kế toán hay các quá trình kinh doanh.

Loại sổ này được sử dụng phổ biến trong kế toán chi tiết và tổng hợp các đối tượng tài sản, nợ phải trả và quá trình kinh doanh như: Sổ cái sổ kho sổ quỹ sổ tài sản cố định…

Trong thực tế người ta còn sử dụng hình thức sổ kết hợp giữa việc ghi chép theo thời gian và phân loại theo nội dung kinh tế như sổ Nhật ký – Sổ cái.

  2.5. Căn cứ vào tính khái quát của nội dung phản ánh:

Căn cứ vào tính khái quát sổ kế toán được chia làm 2 loại: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

– Sổ kế toán tổng hợp: phản ánh tổng quát các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh. Trong sổ này, mỗi nghiệp vụ kinh tế được ghi tổng quát và thường chỉ dùng chỉ tiêu giá trị.

Sổ tổng hợp cung cấp các chỉ tiêu tổng quát để lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tổng hợp khác như sổ nhật ký chung, sổ cái…

– Sổ kế toán chi tiết: là loại sổ phản ánh một cách chi tiết, phân tích các loại tài sản hoặc nguồn vốn theo yêu cầu quản lý khác nhau.

Loại sổ này được ứng dụng rộng rãi trong kế toán chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá, tài sản cố định, chi phí sản xuất kinh doanh, phải thu của khách hàng, phải trả người bán…

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh vào sổ chi tiết vừa được ghi theo chỉ tiêu giá trị vừa ghi theo các chỉ tiêu chi tiết khác như: số lượng, hiện vật, đơn giá, thời hạn thanh toán…

  3. Kỹ thuật ghi sổ và chữa sổ kế toán

  3.1. Kỹ thuật ghi sổ kế toán 

Theo quy định việc lập chứng từ và ghi chép vào sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh một cách toàn diện, liên tục, chính xác có hệ thống tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh của  đơn vị  dưới hình thức tiền tệ hiện vật và thời gian lao  động và phải đảm bảo cung cấp đúng đắn và kịp thời những tài liệu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán.

bán hàng

Việc ghi chép vào sổ  kế toán phải đảm bảo thuận tiện cho việc giám đốc các hoạt động tài chính, đồng thời phải rõ ràng dễ hiểu tránh trùng lặp và phức tạp.

Sổ kế toán phải ghi trên giấy kẻ sẵn và phải đánh số trang và phải tuân thủ quy trình ghi sổ như sau:

* Trước khi dùng sổ.

Sổ  kế toán phải  được thủ trưởng, kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt số trang và xác định tên người giữ sổ. Sổ giao cho cán bộ nào thì cán bộ đó chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong thời gian dùng sổ.

Sổ kế toán có thể là sổ đóng thành quyển hay sổ tờ rời. Đối với sổ của phần kế toán tổng hợp, nếu dùng tờ rời làm sổ nhật ký (nhật ký chứng từ) thì sổ cái phải là sổ đóng thành quyển.

– Đối với sổ đóng quyển trước khi ghi sổ:

+  Phải có ghi rõ tên  đơn vị  kế toán, tên sổ, số hiệu và tên tài khoản tổng hợp, tên tài khoản chi tiết (nếu là sổ chi tiết), niên độ kếtoán và thời kỳ ghi sổ.

+ Trang đầu sổ phải ghi họ tên cán bộ ghi sổ, ngày bắt đầu vào sổ và ngày chuyển giao cho cán bộ khác thay (nếu có).

+ Đánh số trang theo trình tự từ 1 đến hết, giữa 2 trang đóng dấu giáp lai.

+ Trang cuối sổ phải ghi số lượng trang sổ. Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng phải ký xác nhận ở trang đầu và trang cuối sổ.

– Đối với sổ tờ rời trước khi ghi sổ:

Đầu mỗi tờ phải ghi: Tên đơn vị kế toán, tên sổ, số thứ tự của tờ rời, số hiệu, tên tài khoản, tháng năm dùng, họ tên cán bộ ghi sổ, giữ sổ.

Các tờ  rời trước khi dùng phải được thủ trưởng  đơn vị ký nhận hoặc đóng dấu của đơn vị kế toán và ghi vào sổ đăng ký trong đó ghi rõ: số thứ tự, ký hiệu, các tài khoản, ngày xuất dùng.

Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản trong các tủ hoặc các hộp có khoá và thiết bị cần thiết như ngân hàng chỉ dẫn, để tránh mất mát, lẫn lộn.

* Tiến hành ghi sổ.

Sổ kế toán phải ghi kịp thời, đầy đủ, chính xác và nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ đã được những người có trách nhiệm kiểm tra phê duyệt.

Đơn vị kế toán phải lập nội quy ghi sổ, định kỳ ghi sổ cho từng loại sổ sách để đảm bảo cho báo cáo kế toán được kịp thời chính xác.

Sổ  kế toán phải  được giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp, chữ và con số phải ghi rõ ràng, ngay thẳng không tẩy xóa, không viết xen kẽ, không dán  đè, phải tôn trọng dòng kẻ trong sổ sách, không  được ghi cách dòng, không chèn thêm, móc thêm trên những khoảng giấy trắng  ở đầu trang, cuối mỗi trang sổ, mỗi dòng kẻ khi cộng sổ cũng phải nằm trên dòng kẻ của sổ.

Cuối mỗi trang phải cộng trang, số cộng ở dòng cuối trang sẽ ghi chuyển sang đầu của trang tiếp theo; đầu trang tiếp theo sẽ ghi số cộng trang trước chuyển sang.

Sau khi nghiệp vụ kinh tế đã vào sổ thì trên chứng từ cần ghi ký hiệu để dễ phân biệt (thường ghi tắt chữ Vì nhằm tránh việc ghi 2 lần hoặc bỏ sót.

Kế toán phải khoá sổ từng tháng vào ngày cuối tháng.

Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng đều phải ghi vào sổ trong tháng đó trước khi khoá sổ. Cấm khoá sổ trước thời hạn để làm báo cáo trước khi hết tháng và cấm làm báo cáo trước khi khoá sổ.

Khoá sổ được quy ước là gạch một đường kẻ ngang, tính tổng số tiền phát sinh bên Nợ, bên Có và tính ra số dư của các tài khoản trong sổ kế toán trong một thời gian nhất định. Đơn vị phải lập và thực hiện chế độ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán.

– Đối chiếu sổ quỹ và tiền mặt ở quỹ hàng ngày.

– Đối chiếu giữa sổ tiền gửi ngân hàng với ngân hàng mỗi tuần một lần.

–  Đối chiếu giữa các sổ phân tích với sổ  tổng hợp ít nhất mỗi tháng một lần.

– Đối chiếu giữa sổ kế toán với sổ sách của kho ít nhất mỗi tháng một lần.

– Đối chiếu số dư chi tiết của các tài khoản thanh toán với từng chủ nợ, từng khách hàng ít nhất 3 tháng một lần.

Cuối năm phải lập bảng danh sách tất cả các sổ kế toán dùng cho năm sau thành 2 bản. Một bản gởi cho đơn vị kế toán cấp trên thay cho báo cáo, một bản lưu ở bộ phận kế toán.

Trong năm nếu cần mở thêm sổ kế toán, bộ phận kế toán phải điền thêm vào bảng danh sách lưu ở đơn vị đồng thời phải báo cáo cho cấp trên biết.

Khi khoá sổ vào thời điểm cuối năm, những dòng kẻ còn lại trong trang sổ sau khi khoá phải gạch chéo để huỷ bỏ.

Sang năm mới phải mở sổ kế toán mới, sổ kế toán năm mới phải thể hiện sự tiếp tục công việc kế toán của năm trước, phải chuyển số dư tất cả các tài khoản còn số dư đến ngày 31 tháng 12 năm cũ sang sổ sách năm mới. Bảng cân đối kế toán cuối năm là chứng từ tổng hợp về các số dư của tất cả các tài khoản về năm cũ.

Hàng tháng khi công việc vào sổ đã xong, sổ sách  đã  được  đối chiếu kiểm tra và khoá sổ thì tất cả các chứng từ kế toán của tháng (chứng từ gốc; chứng từ tổng hợp; chứng từ ghi sổ) phải sắp xếp theo loại, trong từng loại phải sắp xếp theo thứ  tự thời gian,  đóng thành quyển hoặc gói buộc cẩn thận, trên mặt ngoài ghi rõ:

– Tên đơn vị kế toán.

– Niên độ, tháng.

– Số hiệu chứng từ ghi sổ: Số đầu và số cuối kỳ.

Sổ sách kế toán, báo cáo kế toán và các tài liệu khác có liên quan cuối năm cũng sắp xếp và bảo quản như trên. Các tài liệu kế toán được lưu giữ ở bộ phận kế toán nhiều nhất là một năm sau niên độ kế toán. Sau đó phải chuyển cho bộ phận lưu trữ của đơn vị.

  3.2. Các phương pháp sửa chữa sai sót trong kế toán

Trong quá trình ghi sổ, khi  đối chiếu, nếu phát hiện có sai sót nhầm lẫn trong ghi chép, tính toán thì phải tiến hành sửa sai để đảm bảo yêu cầu chính xác.

Tuỳ theo tính chất, thời gian phát hiện sai lầm và phương pháp ghi chép bằng tay hay bằng máy vi tính mà kế toán sửa sai như sau:

  a) Đối với sổ kế toán ghi bằng tay: 

Khi phát hiện có sai sót thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:

– Phương pháp cải chính, còn gọi là phương pháp gạch xoá hay đính chính.

Phương pháp này được áp dụng trong các trường hợp:

+  Sai sót trong diễn giải không liên quan  đến hệ đối  ứng tài khoản.

+ Sai sót phát hiện ra sớm nên không ảnh hưởng đến số tổng cộng bằng chữ.

Phương pháp sửa sai bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.

Nếu sai chỉ một chữ số thì cũng phải gạch toàn bộcon số sai và viết lại con số đúng.

Phương pháp ghi bổ sung:

Phương pháp này được áp dụng trong các trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng sai về số tiền, với số tiền đã ghi sai ít hơn số tiền đúng.

Phương pháp sửa sai bằng cách lập “chứng từ ghi sổ bổ sung” và  ghi thêm một bút toán giống như bút toán  đã ghi với số tiền bằng chênh lệch giữa số tiền đúng với số tiền sai đã ghi.

Ví dụ: 

Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt là 800.000đ nhưng khi định khoản chỉ ghi có 80.000đ

Nợ TK 111: 80.000

Có TK 112: 80.000

Như vậy đã định khoản đối ứng tài khoản đúng nhưng số tiền đã ghi sai nhỏ hơn số đúng là 720.000. Ta điều chỉnh bằng cách ghi bổ sung thêm một bút toán.

Nợ TK 111: 720.000

Có TK 112: 720.000

Phương pháp ghi số âm (còn gọi là phương pháp ghi đỏ):  

Phương pháp này được áp dụng trong các trường hợp:

+ Định khoản đúng về đối ứng tài khoản nhưng số tiền đã ghi sai lớn hơn số đúng trên chứng từ và thời gian phát hiện lại chậm trễ.

+ Định khoản đúng nhưng ghi trùng 2 lần một nghiệp vụ kinh tế:

+ Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản và các trường hợp khác.

– Phương pháp sửa sai:

+ Đối với trường hợp thứ nhất phương pháp sửa sai là ghi một bút toán về đối ứng tài khoản giống như bút toán đã ghi với số tiền bằng chênh lệch giữa số sai với số đúng, nhưng số tiền ghi bằng số âm và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.

+ Đối với trường hợp thứ hai ghi trùng lặp phương pháp sửa sai là: ghi thêm một bút toán giống y như bút toán đã ghi trùng, nhưng số tiền ghi bằng số âm để huỷ bỏ bút toán ghi trùng lặp và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh, sau đó ghi lại bút toán đúng:

+ Đối với trường hợp thứ 3 thì phương pháp sửa sai là: ghi lại một bút toán giống như bút toán đã ghi sai, nhưng số tiền ghi bằng số âm để huỷ bỏ bút toán đã ghi sai và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.

Ví dụ 1:

Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 800.000 nhưng khi định khoản thì ghi sai 8.000.000.

Nợ TK 111: 8.000.000

Có TK 112: 8.000.000

Kế toán sẽ sửa sai bằng cách ghi thêm một bút toán:

Nợ TK 111: (7.200.000)

Có TK 112: (7.200.000)

Ví dụ  2:

Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 800.000đ nhưng khi định khoản thì đã ghi sai như sau:

Nợ TK 112: 800.000

Có TK 111: 800.000

Đúng ra là phải ghi  Nợ TK 111, Có TK 112. Kế toán sửa sai như sau:

– Huỷ bỏ bút toán ghi sai bằng bút toán âm.

Nợ TK 112: (800.000)

Có TK 111: (800.000)

– Dùng mực thường ghi lại định khoản đúng.

Nợ TK 111: 800.000

Có TK 112: 800.000

b) Sửa chữa sổ kêltoán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính: 

– Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính.

– Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

– Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp ghi bổ sung hoặc ghi số âm giống như trong phần kế toán ghi bằng tay.

c) Một số lưu ý khi sửa chữa sai sót trong sổ kế toán:

– Trường hợp phát hiện sổ kế toán có ghi sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.

– Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dụng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

– Khi sửa sai bằng phương pháp bổ sung hay phương pháp ghi số âm đều phải có chứng từ đính chính dẫn chứng số liệu và ngày tháng của chứng từ đã ghi số sai, cần phải điều chỉnh và phải được kế toán trưởng duyệt.

– Trong kế toán số âm có thể được biểu hiện viết bằng bằng mực thường trong ngoặc đơn hoặc ghi bằng mực đỏ.

  • Related Posts

    Thêm bình luận