Quy định về thời hạn lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán mới nhất - Học kế toán thuế hồ chí minh

Quy định về thời hạn lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán mới nhất

Quy định về thời hạn lưu trữ sổ sách chứng từ kế toán mới nhất- Sổ sách, chứng từ kế toán đều có thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật. Hết thời hạn lưu trữ kế toán có thể xử lý chứng từ bằng cách nào?  Bài viết dưới đây sẽ đưa ra thời hạn lưu trữ sổ sách, chứng từ  theo quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

quy-dinh-ve-thoi-han-luu-tru-so-sach-chung-tu-ke-toan-moi-nhat

1.Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
– Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12, khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 của Nghị định  174/2016/NĐ-CP được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
– Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.
– Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.
2. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
a.Những tài liệu kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm
+ Các loại chứng từ kế toán mà không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC như phiếu thu chi hay phiếu nhập xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
+ Các loại chứng từ, tài liệu kế toán dùng cho quản lý và điều hành của đơn vị kế toán mà không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập BTCT.
+ Trong trường hợp tài liệu kế toán quy định cụ thể tại khoản 1, điều 2 của Điều này mà Pháp luật khác quy định phải lưu trữ tren 05 năm thì thực hiện theo quy định đó.
b. Những tài liệu kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm
+ Những loại chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, các loại bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết hay các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, BTCT hành tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, BC quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC.
+ Những tài liệu kế toán liên quan đến nhượng bán thanh lý tài sản cố định, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh gia tài sản.
+ Những tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư bao gồm các chứng từ, tài liệu của các kỳ kế toán năm và những tài liệu về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B và nhóm C.
+ Những tài liệu kế toán liên quan đến hoạt động thành lập, chia tách hay hợp nhất, sáp nhập hay chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp, chuyển đổi đơn vị hay giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
+ Những tài liệu kế toán tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra hay kiểm tra giám sát của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của tổ chức kiểm toán độc lập.
+ Những tài liệu khác mà không được quy định tại điều 12, 14 của Nghị định này.
+ Đối với trường hợp những tài liệu kế toán quy định tại khoản 1,2,3,4,5,6 của Điều này mà pháp luật khác quy định thì phải lưu trữ trên 10 năm thì kế toán thực hiện theo quy định đó.
c. Những tài liệu kế toán phải được lưu trữ vĩnh viễn
+ Đối với những đơn vị kế toán trong Nhà nước, những tài liệu kế toán phải được lưu trữ vĩnh viễn bao gồm như Báo cáo tổng quyết Ngân sách Nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn; Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn, Hồ sơ và Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia, những Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu và có ý nghĩa kinh tế, an ninh quốc phòng quan trọng.
+ Việc xác định thời hạn lưu trữ các tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viên là do người đại diện theo Pháp luật của đơn vị kế toán hoặc do ngành, địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế hay an ninh quốc phòng.
+ Riêng đối các hoạt động kinh doanh, những tài liệu kế toán phải được lưu trữ vĩnh viễn bao gồm tài liệu có tính sử liệu, ý nghĩa kinh tế an ninh quốc phòng quan trọng.
+ Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
+ Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.
3. Mức phạt khi mất Tài liệu kế toán:
* Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:
– Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;
– Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
* Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
– Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;
– Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;
– Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;
– Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
* Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
– Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
– Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
(Theo điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 của Chính phủ)
Chú ý: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng .. cũng là chứng từ kế toán
=> Nên mức xử phạt trên cũng áp dụng đối với trường hợp Mất hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng) liên 1, 3, 4 …9 (Liên lưu nội bộ) -> Phạt từ 5 – 10tr.
=> Nếu mất hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng (Liên 2 là liên giao khách hàng) thì mức phạt từ 4 – 8 tr.

Bài viết : “Quy định về thời hạn lưu trữ sổ sách chứng từ kế toán mới nhất “

Mời bạn xem thêm lớp học KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỰC HÀNH

Các từ khóa liên quan: Thủ tục tiêu hủy tài kiệu kế toán, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, mẫu biên bản tiêu hủy chứng từ kế toán

Có thể bạn quan tâm: Một số hồ sơ thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán
Doanh nghiệp khi tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, phải lập hồ sơ bao gồm những tài liệu sau:
Mẫu 01 – Danh mục tài liệu kếtoán hết thời hạn lưu trữ cần tiêu hủy.
Mẫu 02 – Bản thuyết minh tài liệu kế toán tiêu hủy.
Mẫu 03- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ.
Mẫu 04 – Biên bản họp Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ
Mẫu 05 – Biên bản bàn giao tài liệu kế toán cần tiêu hủy.
Mẫu 06 – Quyết định tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ
Mẫu 07 – Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán

Xem thêm:Những điều cần biết khi làm kế toán

Bạn đang quan tâm lớp học  KẾ TOÁN SƠ CẤP/CĂN BẢN

  • Related Posts

    Thêm bình luận